Суб’єкти господарювання, які здійснюють розрахункові операції в готівковій або безготівковій формі (із застосуванням платіжних карт, платіжних чеків) при продажу товарів або надання послуг в сфері торгівлі, громадського харчування зобов’язані проводити зазначені операції через РЕЄСТРАТОРИ розрахункових операцій – касові апарати, фіскальні реєстратори .
Фіскальні реєстратори і касові апарати забезпечують реєстрацію всіх продажів на підприємстві, збереження звітів про продажі у фіскальній пам’яті, видачу підтверджуючого документа (чека), видачу звітів про продажі за зміну / заданий період, передачу даних еквайра, відповідно до вимог чинного законодавства .
Оснащуються індикатором покупця, щоб покупець міг бачити, які суми пробиваються.
Касові апарати підійдуть для невеликих торгових точок з невеликим асортиментом товарів, де немає необхідності в персональному комп’ютері або POS-системі. Ці апарати самодостатні і часто можуть працювати від акумулятора. При бажанні до касового апарату можна підключити комп’ютер, ваги, сканер, POS-термінал, грошовий ящик. Касовий апарат не має прямого зв’язку з 1С або іншої обліковою системою, але деякі моделі дозволяють обмінюватися даними при програмуванні, періодичної передачі звітів тощо.
В торгових точках, де асортимент товарів більше, і облік не обмежується видачею чеків, а має на увазі більш широкі функції, системи лояльності та ін., Виникає необхідність в оснащенні робочого місця касира комп’ютером або професійної POS-системою. У таких випадках до POS-систем підключаються фіскальні реєстратори, які, по суті, є принтерами з фіскальною пам’яттю.
З доступним до продажу переліком обладнання, а також їх вартістю, можна ознайомитися в розділі ОБЛАДНАННЯ .
Для використання РРО необхідно обов’язкове укладення договору з Центром Сервісного Обслуговування на його обслуговування.
Після укладення договору з ЦСО, згідно вимог чинного законодавства України, придбане РРО необхідно зареєструвати в органах УКРІНФОРМ, перевести у фіскальний режим роботи, виконати його персоналізацію та опломбувати.
Реєстрація РРО здійснюється в УКРІНФОРМ за основним місцем обліку суб’єкта господарювання як платника податків. Для реєстрації РРО необхідно надати наступний пакет документів ( ПОРЯДОК реєстрації та використання РРО , які застосовуються для реєстрації розрахункових операцій за товари (послуги) п.4 підрозділу 2 розділу 2 ):
В разі відсутності підстав для відмови в реєстрації РРО (не пізніше двох робочих днів) резервується фіскальний номер РРО та видається довідка про резервування фіскального номера РРО. Ця довідка є дійсною протягом п’яти робочих днів з дати його видачі.
Протягом цих п’яти робочих днів, придбане РРО та довідка про резервування фіскального номера РРО передається в ЦСО для перекладу РРО у фіскальний режим роботи, персоналізації і опломбування РРО.
ЦСО передає суб’єкту господарювання акт введення в експлуатацію РРО та довідку про опломбування РРО.
Для завершення процедури реєстрації РРО суб’єкт господарювання, до закінчення терміну дії довідки про резервування фіскального номера, надає до контролюючого органу копію довідки про опломбування РРО та акт введення в експлуатацію РРО. У разі ненадання або несвоєчасного надання зазначених документів, довідка про резервування фіскального номера вважається недійсною, фіскальний номер скасовується датою резервування.
Після отримання належним чином оформлених документів (не пізніше наступного робочого дня) ДФС проводить реєстрацію РРО та надає суб’єкту господарювання реєстраційне посвідчення, яке засвідчує реєстрацію РРО.